1. Responsable del tratamiento
KOA DEPIL IPS ESTHETIC S.A.S. es responsable de los datos personales que recoge en sus sedes, su página web, sus líneas de WhatsApp y sus redes sociales.
| Dato | Información |
|---|---|
| Razón social | KOA DEPIL IPS ESTHETIC S.A.S. |
| NIT | 901.636.890-7 |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia |
| Sede Chicó Norte | Calle 95 # 13-77 |
| Sede Galerías | Transversal 25 # 57-07 |
| Correo para datos personales | contacto@koadepilesthetic.com |
| Teléfono | 319 330 66 11 |
| Página web | koadepilesthetic.com |
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que los modifiquen. La historia clínica se rige además por la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud.
2. Definiciones y principios
Para esta política se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:
- Titular: la persona cuyos datos se tratan (paciente, candidato, trabajador, proveedor o visitante).
- Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como los datos de salud.
- Tratamiento: recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir datos.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Encargado: quien trata datos por cuenta de KOA (por ejemplo, proveedores de software).
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia.
KOA aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo trata datos para las finalidades informadas y con la autorización del titular, salvo los casos que la ley exceptúa.
3. Datos que tratamos y para qué
KOA trata solo los datos necesarios para cada relación. Estas son las finalidades por tipo de titular:
| Titular | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Pacientes y clientes | Identificación, contacto, historia clínica, fotografías clínicas, datos de pago y de aseguradora | Valorar, prestar y hacer seguimiento a los servicios; llevar la historia clínica; agendar y recordar citas; facturar; atender PQRS; enviar promociones e información de servicios cuando el titular lo autorice |
| Candidatos | Nombre, contacto, cargo al que aspira, hoja de vida, formación, experiencia, referencias y soportes profesionales (RETHUS, tarjeta profesional) | Evaluar el perfil; contactar para entrevistas y pruebas; verificar referencias y títulos; conservar la hoja de vida para vacantes futuras |
| Trabajadores y contratistas | Identificación, contacto, datos laborales, de seguridad social, bancarios y de salud ocupacional | Gestionar el contrato, la nómina y los pagos; cumplir obligaciones laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo |
| Proveedores | Datos de contacto de la empresa y sus representantes, datos tributarios y bancarios | Contratar, pagar, facturar y cumplir obligaciones contables y tributarias |
| Visitantes de la web y redes | Datos que dejan en formularios o chats; datos de navegación mediante cookies y píxeles de medición | Responder solicitudes; medir y mejorar la web; mostrar publicidad de KOA |
KOA no vende ni cede datos personales a terceros para fines comerciales ajenos.
4. Datos sensibles y de menores
Como IPS, KOA trata datos de salud, que son sensibles. Los trata solo con autorización expresa y para prestar el servicio, cumplir la ley o proteger la vida del titular.
- El titular no está obligado a entregar datos sensibles. Si no los entrega, es posible que KOA no pueda prestar un servicio que los requiera.
- Al pedir datos sensibles, KOA informa cuáles son sensibles y para qué se usan.
- La historia clínica es reservada. Solo la consultan el titular, el personal de salud autorizado y las autoridades en los casos que fija la ley.
- Los candidatos no deben incluir en su hoja de vida datos de salud, religión, orientación sexual, filiación política ni fotografías de documentos de identidad. Si los incluyen, KOA no los usa para decidir.
Los datos de menores de 18 años se tratan solo cuando son pacientes, con autorización de su padre, madre o representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.
5. Derechos de los titulares y deberes de KOA
El titular puede, en cualquier momento y sin costo:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que dio.
- Saber qué uso se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (por ejemplo, la historia clínica).
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante KOA.
- Acceder gratis a sus datos al menos una vez al mes, o cada vez que esta política cambie de forma sustancial.
KOA se compromete a pedir y conservar la autorización, informar al titular para qué se usan sus datos, mantenerlos seguros y actualizados, atender las consultas y reclamos en los plazos de ley, exigir a sus encargados que cumplan esta política e informar a la SIC los incidentes de seguridad cuando la ley lo exija.
6. Cómo hacer consultas y reclamos
El área de Gerencia Administrativa de KOA atiende las solicitudes sobre datos personales. El titular, su representante o sus herederos pueden escribir a contacto@koadepilesthetic.com o radicar la solicitud por escrito en cualquiera de las sedes.
La solicitud debe incluir el nombre e identificación del titular, la descripción de lo que pide, la dirección o correo para responder y los documentos que quiera hacer valer.
| Tipo | Plazo de respuesta | Prórroga máxima |
|---|---|---|
| Consulta (conocer qué datos tiene KOA) | 10 días hábiles desde el recibo | 5 días hábiles más, avisando el motivo |
| Reclamo (corregir, actualizar, borrar o revocar) | 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo | 8 días hábiles más, avisando el motivo |
Si el reclamo está incompleto, KOA pide completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta del titular, se entiende que desistió. Mientras se resuelve, el dato se marca como «reclamo en trámite».
7. Encargados, seguridad, conservación y vigencia
Encargados. KOA usa proveedores que pueden guardar datos por su cuenta, incluso fuera de Colombia: hosting de la página web, correo electrónico, agenda de citas en línea, atención por WhatsApp y herramientas de publicidad y medición. KOA les exige proteger los datos y usarlos solo para el servicio contratado.
Seguridad. El acceso a historias clínicas y hojas de vida está limitado al personal que las necesita. Se usan contraseñas, copias de seguridad y acuerdos de confidencialidad con el equipo.
Conservación.
- Historia clínica: el tiempo que fija la norma de salud vigente.
- Hojas de vida de candidatos no contratados: 12 meses desde su recibo. Después se borran, salvo que el candidato pida conservarla.
- Datos laborales, contables y tributarios: el tiempo que exige la ley.
- Datos de contacto para promociones: hasta que el titular revoque la autorización.
Vigencia. Esta política rige desde su publicación. Los cambios sustanciales se informan en koadepilesthetic.com antes de aplicarse.